Archiwizacja jest często niezbędnym zadaniem w pracy iw domu. Jeśli zbyt długo pominiesz segregowanie, możesz zgromadzić duży stos papieru, którego sortowanie zajmie godziny lub nawet dni. Aby zachować porządek w skrzynce odbiorczej, przejrzyj wszystkie otrzymywane codziennie dokumenty. Następnie stwórz system plików, który działa dla Ciebie. Użyj swojego systemu do sortowania dokumentów, aby mieć łatwy dostęp do ważnych dokumentów, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba!
Kroki
Metoda 1 z 3: Radzenie sobie z codziennym napływem papieru
Krok 1. Utwórz centralną skrzynkę odbiorczą do przechowywania dokumentów, dopóki nie będziesz mógł ich posortować
Centralna skrzynka odbiorcza to miejsce, w którym umieszczasz wszystkie dokumenty, które codziennie trafiają na Twoje biurko lub przez skrzynkę pocztową. Może to pomóc w utrzymaniu porządku, dopóki nie będziesz miał czasu na sortowanie i zajmowanie się każdym elementem.
- Możesz użyć małego kartonowego pudełka jako centralnego pudełka odbiorczego lub otrzymać do tego celu specjalne pudełko, kosz lub tackę.
- Umieść pudełko na rogu biurka, na stole przy drzwiach wejściowych lub w innym widocznym miejscu, aby o nim nie zapomnieć.
Krok 2. Codziennie przejrzyj skrzynkę odbiorczą i odłóż na bok ważne przedmioty
Przyjrzyj się każdemu z elementów w skrzynce odbiorczej raz dziennie, aby znaleźć elementy wymagające natychmiastowej uwagi. Mogą to być rachunki, które trzeba zapłacić wkrótce, zaproszenia na przyjęcia lub formularze, w których ważny jest czas. Odłóż te przedmioty na bok, abyś mógł się nimi natychmiast zająć.
Możesz chcieć dostać drugie pudełko w innym kolorze niż pierwsze, do którego będziesz wkładać pilne rzeczy. Na przykład możesz otrzymać czerwone pole wskazujące, że są to przedmioty pilne
Krok 3. Umieść elementy, które chcesz złożyć w skrzynce na dokumenty
Trzymaj trzecie pudełko obok centralnej skrzynki odbiorczej i skrzynki pilnej. Użyj tego jako punktu zbiórki dla przedmiotów, które chcesz złożyć. Pomoże Ci to utrzymać je w porządku, dopóki nie będziesz gotowy do ich złożenia.
Upewnij się, że to pudełko ma inny kolor niż pozostałe. W przeciwnym razie możesz pomieszać pudełka
Krok 4. Wrzuć niepotrzebne przedmioty do kosza na papier
Wszelkie wiadomości-śmieci lub inne nieistotne przedmioty, które trafią do skrzynki odbiorczej, mogą trafić bezpośrednio do kosza na surowce wtórne. Zidentyfikuj te elementy podczas przeglądania dokumentów i od razu przenieś je do kosza, aby zachować porządek w pudełku.
- Trzymaj kosz na surowce wtórne na podłodze, aby nie pomylić go z innymi pudłami.
- Jeśli którykolwiek z niepotrzebnych przedmiotów zawiera dane osobowe, zniszcz je przed wyrzuceniem.
Metoda 2 z 3: Wybór systemu archiwizacji
Krok 1. Wyznacz plik miesięczny i dzienny, jeśli masz wiele zadań do zarządzania
Jest to znane jako system archiwizacji Tickler i jest świetnym sposobem na śledzenie tego, co musisz robić każdego dnia. Wyznacz folder plików na każdy miesiąc i folder na każdy dzień miesiąca. Następnie wstawiaj elementy do plików. Sortuj przedmioty zgodnie z datami, w których musisz nad nimi pracować.
Na przykład, jeśli musisz zapłacić rachunek 23 września, włóż rachunek do folderu na ten dzień
Krok 2. Foldery plików alfabetycznie, aby mieć pod ręką ważne dokumenty
Sortowanie alfabetyczne jest przydatne do wyszukiwania plików dla poszczególnych osób, firm lub tematów. Może to być idealne, jeśli masz wielu klientów i chcesz zachować akta dla każdego z nich lub jeśli potrzebujesz prostego sposobu zarządzania aktami domowymi.
- Pamiętaj, aby umieścić nazwiska osób jako pierwsze na etykietach plików, takich jak „Jones, Susan” lub „Watson, David”.
- Zignoruj słowa takie jak „The”, „A” i „An”, gdy zgłaszasz nazwę firmy. Na przykład, jeśli masz klienta, którego firma nazywa się „Bogini ciast”, złóż wniosek zgodnie z „C” w „Ciasto” i zignoruj „T” w „The” podczas składania wniosku.
Krok 3. Wybierz numeryczny system archiwizacji dla potrzeb krótkoterminowych
Jeśli masz projekt krótkoterminowy, dla którego chcesz prowadzić ewidencję, najlepiej sprawdzi się numeryczny system archiwizacji. Dzieje się tak, gdy przypisujesz numer do każdego dokumentu i składasz go zgodnie z numerem. Pamiętaj jednak, że będziesz musiał również śledzić, który dokument odpowiada jakiemu numerowi, na przykład za pomocą arkusza kalkulacyjnego.
- Na przykład możesz przypisać wszystkie przesyłki otrzymane w tygodniu 14 marca do folderu plików oznaczonego jako 1, następnie wszystkie przesyłki z tygodnia 21 marca w pliku oznaczonym jako 2 i tak dalej.
- Inną opcją jest oznaczenie plików według daty i uporządkowanie ich chronologicznie. Na przykład przedmioty otrzymane 2 maja 2018 r. mogą być przechowywane w pliku oznaczonym 5/2/2018.
Krok 4. Oznacz kolorami swoje pliki, aby wyszukiwanie przedmiotów było szybkie i łatwe
Przypisz kolor do każdej kategorii swoich plików. Pomoże Ci to na pierwszy rzut oka zlokalizować kategorię plików.
- Na przykład użyj koloru czerwonego do rachunków za leczenie, niebieskiego do podatków, a zielonego do ubezpieczenia.
- Aby oznaczyć kolorami pliki numeryczne lub alfabetyczne, przypisz kolor do zakresu numerycznego lub alfabetycznego, na przykład ustawiając pliki 1-25 lub A-G na zielono, 25-50 lub H-M na fioletowo i 50-75 lub N-R na żółto.
Krok 5. Dołącz dodatkowe istotne informacje w folderze plików
Dodanie dodatkowych informacji opisujących zawartość pliku lub wszelkie wymagane działania również pomoże zwiększyć wydajność systemu plików. Aby to zrobić, możesz dodać co najmniej jeden z następujących elementów:
- Numer lub nazwa pliku
- Tytuł pliku
- Data otwarcia i zamknięcia pliku
- Nazwa działu lub zespołu
- Numer rekordu komputera
- Termin i sposób utylizacji
Metoda 3 z 3: Organizowanie dokumentów w pliki
Krok 1. Umieść najnowszy dokument na górze pliku
Aby to zrobić, użyj daty podanej w dokumencie. Po przygotowaniu dokumentów do złożenia i skonfigurowaniu systemu archiwizacji możesz rozpocząć umieszczanie elementów w plikach. Zawsze upewnij się, że najnowsze dokumenty każdego pliku znajdują się na wierzchu, aby były łatwo dostępne.
Na przykład, jeśli masz plik dotyczący ubezpieczenia właściciela domu, chciałbyś umieścić najnowszy zapis ubezpieczenia opłaconego właściciela domu na górze pliku
Krok 2. Przechowuj załączniki wraz z dokumentami, których dotyczą
Jeśli masz jakieś istotne paragony lub inne dokumenty, które muszą być przechowywane razem z innym dokumentem, upewnij się, że trzymasz je razem w tym samym pliku. Możesz nawet zszywać lub spinać załączniki z tyłu dokumentu.
Na przykład, jeśli masz paragon za opłacenie rachunku za energię elektryczną, zszyj go za rachunkiem na wypadek, gdybyś musiał się do niego odnieść
Krok 3. Umieść duże dokumenty w osobnych kopertach
Możesz umieścić te koperty za plikami, z którymi są powiązane. Upewnij się, że z przodu koperty znajduje się opis zawartości. Pomoże to wyeliminować bałagan w plikach i poprawić wydajność systemu plików.
Na przykład, jeśli masz plany projektu, nad którym pracujesz, możesz umieścić je w dużej kopercie
Krok 4. Złóż oryginalny dokument i wyrzuć wszelkie kopie
Niezgłaszanie duplikatów pomoże uniknąć nieporozumień podczas wyszukiwania elementu w swoich plikach. Jeśli natrafisz na jakiekolwiek duplikaty, usuń je i złóż tylko oryginalny dokument.
Jeśli nie masz pewności, który dokument jest oryginałem, być może będziesz musiał złożyć oba elementy, aby upewnić się, że masz oryginał. Staraj się jednak nie robić tego zbyt często, ponieważ Twoje pliki szybko się zwiększą
Porady
- Jeśli nie masz pewności, czy przedmiot należy złożyć lub poddać recyklingowi, zachowaj go przez 30 dni, a następnie ponownie go oceń.
- Skanowanie nieistotnych dokumentów to kolejny dobry sposób na pozbycie się bałaganu papierowego przy jednoczesnym zachowaniu informacji w dokumencie na wypadek, gdyby były potrzebne.
