Notatka lub memorandum to wiadomość dostosowana do określonej grupy odbiorców, aby poinformować ich o czymś. Notatki są ogólnym dokumentem biurowym, więc mogą dotyczyć szerokiej gamy tematów i być rozpowszechniane w formie papierowej, faksem lub pocztą elektroniczną. Ogólnie rzecz biorąc, formalność Twojej notatki zależy od organizacji, w której pracujesz i prawnego charakteru tematu. Notatka dotycząca renowacji budynku ma na ogół informować najemców, pracowników, właścicieli lub pracowników o koniecznej renowacji, która wpłynie na ich środowisko. Dowiedz się, jak napisać notatkę dotyczącą remontu budynku.
Kroki
Krok 1. Poproś o kopie poprzednich memorandów
Możesz wyczuć ton i formalność swojej organizacji, patrząc na przykłady wcześniejszych zawiadomień. Poproś przełożonego, aby dostarczył tylko te próbki, z których był zadowolony.
Krok 2. Uzyskaj kopie informacji kontaktowych dla wszystkich osób, których dotyczy ta notatka
Będziesz musiał wysłać każdej ze stron kopię, a uzyskanie wszystkich niezbędnych adresów lub e-maili może zająć kilka dni lub tygodni.
Krok 3. Zbierz wszelkie fakty, które są niezbędne do wykazania potrzeby remontu budynku
Jeśli zarząd mieszkaniowy lub mieszkaniowy przegłosował wniosek zatwierdzający remont, poproś o kopię wniosku, aby można było go zażądać lub rozdać. Im większy remont, tym więcej dowodów będziesz potrzebować.
Krok 4. Ustal terminy
W przypadku większych remontów możesz wysłać notatkę z dużym wyprzedzeniem, aby umożliwić im niezbędne zakwaterowanie. Jeśli remont odbywa się na ostatnią chwilę, zdecyduj o dacie i godzinie, w której będzie miał miejsce, w tym o godzinie, w której ludzie będą mieli zakwaterowanie.
Krok 5. Napisz zarys swojej notatki
Każdy kawałek pisma biznesowego służy do przekonania czytelnika do czegoś. Pod nagłówkami stwórz wersję roboczą zawierającą temat notatki, opis, terminy i daty, dowód i dane kontaktowe do dalszych działań.
Krok 6. Uporządkuj swoją notatkę
Użyj logo i struktury firmy, jeśli będzie to notatka wydana pod nazwą firmy. Poniżej znajdują się wskazówki dotyczące formatowania notatki:
- Umieść imię i nazwisko adresata w lewym górnym rogu dokumentu edytora tekstu. Może to być nazwa ogólna lub konkretna, ale powinna być łatwo rozpoznawalna, aby osoba wiedziała, że dotyczy jej notatka remontowa budynku.
- Następnie wpisz osobę, osoby lub firmę, która pisze notatkę. Jeśli piszesz notatkę dla działu lub firmy, być może będziesz musiał poprosić o zatwierdzenie przed wysłaniem notatki pod czyimś nazwiskiem.
- Umieść datę poniżej. Notatki powinny być sporządzane dość szybko, ponieważ zwykle proszą kogoś o zawiadomienie o czymś w odpowiednim czasie.
- Napisz temat noty dotyczącej renowacji budynku, używając możliwie najlepszych słów opisowych. Na przykład, zamiast pisać „Temat: Remonty budynków”, napisz „Remont windy, 30 sierpnia od 6:00 do 8:00”.
- Napisz treść wiadomości. Napisz cel, dlaczego renowacja jest konieczna, dlaczego renowacja jest korzystna dla czytelnika i niezbędne dowody, takie jak kod budowlany lub kwestie bezpieczeństwa. Bądź bezpośredni; postaraj się nie pisać, które nie wspiera twojej wiadomości.
Krok 7. W razie potrzeby dołącz wypunktowania lub listy
Ludzie częściej czytają notatki, które nie są blokami tekstu. Ponieważ notatki są dość nieformalne, możesz tworzyć listy punktowane lub używać pogrubionego tekstu, aby wyróżnić określoną część terminu lub celu renowacji.
Krok 8. Edytuj swoją notatkę na 1 stronę
Jeśli dajesz notatkę wielu osobom, najlepszym sposobem na upewnienie się, że ją przeczytają, jest skrócenie jej. Jeśli jest za długi, a cel nie jest od razu jasny, mogą go odłożyć do czasu, gdy będą mieli wolny czas.
Nie dotyczy to memorandum prawnego i niektórych notatek firmowych, które zawierają sprawozdania z budowy lub wnioski zarządu. Upewnij się, że wiesz, jakiej długości oczekują Twoi odbiorcy
Krok 9. Sprawdź notatkę pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych
Jeśli twoje umiejętności pisania nie są silne, przekaż je przełożonemu lub koledze, który może go edytować.
Krok 10. Podpisz list
Po zatwierdzeniu będziesz chciał podpisać i opatrzyć datą, aby uczynić go oficjalnym. Na dole notatki podaj swoje informacje kontaktowe oraz informacje kontaktowe każdego, do kogo mogą skierować pytania.
Krok 11. Dołącz niezbędne załączniki
Wydrukuj kopie notatki i załączników dla każdego z Twoich kontaktów. Zszyj je do notatki przed ich dostarczeniem.
Krok 12. Dostarcz notatkę na czas
Ludzie będą potrzebować czasu, aby zaplanować plany podczas remontów, więc postaraj się przekazać im informacje, gdy zostaną ogłoszone.
