Organizowanie plików biurowych może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli masz duże ilości plików i dokumentów, ale nie musi to być bolesny proces. Planowanie z wyprzedzeniem i podejmowanie decyzji dotyczących systemu plików może pomóc w uporządkowaniu plików zgodnie z potrzebami Twojej firmy i zapewnić efektywniejsze wyszukiwanie ważnych dokumentów. Gdy masz już swoje pliki w dobrym porządku, musisz trzymać się spójnego systemu, aby w ten sposób utrzymać swoje pliki.
Kroki
Metoda 1 z 3: Tworzenie systemu
Krok 1. Utwórz kategorie plików
Pierwszą rzeczą do zrobienia, jeśli chcesz uporządkować swoje pliki, jest określenie, jakich głównych kategorii użyjesz do sortowania. Różne rodzaje biur będą miały różne kategorie, ale ogólny system jest taki sam. Musisz znaleźć system, który sortuje twoje pliki w znaczący sposób.
Na przykład, jeśli pracujesz w kancelarii prawnej i potrzebujesz uporządkować pliki klientów, możesz sortować według ogólnych typów spraw: spory sądowe, spadkowe, korporacyjne, administracyjne i inne
Krok 2. Skonfiguruj podkategorie
W ramach każdej kategorii możesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje, rozwijając listę podkategorii. Każda pojedyncza kartka papieru, którą należy złożyć, może być zdefiniowana za pomocą dwóch terminów – kategorii ogólnej, a następnie podkategorii.
Na przykład, jeśli konfigurujesz zbiór dla spraw finansowych, możesz mieć ogólną kategorię „Płatności wychodzące”, a następnie skonfigurować podkategorie dostawców, dostawców, usług, specjalistów i kosztów administracyjnych
Krok 3. Użyj systemu kodowania kolorami
Brzmi to prosto, ale może być bardzo skutecznym sposobem organizowania plików w celu szybkiego dostępu. Zdecyduj, ile różnych kategorii będziesz mieć w swoim zbiorze, a następnie użyj wielu różnych kolorowych folderów.
Zamiast używać folderów, które są całkowicie kolorowe, możesz użyć zwykłych folderów manila i uzyskać kolorowe naklejki. Następnie możesz umieścić naklejki na górnej zakładce, na krawędzi folderu lub na obu, aby uzyskać lepszą widoczność
Krok 4. Oznacz pliki
Każdy plik w Twoim biurze ma teraz jasne miejsce. Powinieneś napisać etykietę na karcie każdego folderu wyraźnie i starannie, aby wiedzieć, gdzie należy. Etykieta na każdym folderze powinna zaczynać się od kategorii ogólnej, a następnie następować po konkretnej podkategorii. Na przykład folder zawierający rekordy płatności na rzecz dostawców miałby etykietę „Płatności wychodzące / dostawcy”.
- Etykiety na każdym pliku powinny być wydrukowane tak starannie i spójnie, jak to możliwe. Bardzo łatwo można kupić pakiety oprogramowania, które pozwolą na formatowanie etykiet, dzięki czemu można je pisać i drukować za pomocą komputera.
- Jeśli drukujesz etykiety za pomocą komputera, powinieneś używać spójnego rozmiaru i stylu czcionki. Jeśli drukujesz ręcznie, powinieneś starać się być spójny i tak schludny, jak to tylko możliwe.
Krok 5. Sortuj pliki alfabetycznie
Po utworzeniu systemu archiwizacji i utworzeniu wszystkich folderów, uporządkuj je. Ogólne foldery należy posortować alfabetycznie. W każdym folderze ogólnym podkategorie powinny być również posortowane alfabetycznie.
Niektóre informacje można sortować według daty, a nie według etykiety tematu. Jeśli tak, musisz sam zdecydować, czy bardziej sensowne jest sortowanie plików z najnowszymi elementami z przodu i przejście do najstarszych, czy odwrotnie
Krok 6. Zostaw kilka centymetrów miejsca w każdej szufladzie na dokumenty
Kiedy tworzysz swój system plików, musisz zostawić miejsce na wzrost plików. Z biegiem czasu bez wątpienia otrzymasz więcej artykułów do dodania do każdego folderu. Zostaw miejsce na rozszerzenie swoich plików. W przeciwnym razie będziesz miał później trudne zadanie przeniesienia całych sekcji lub szuflad na akta, aby zrobić miejsce.
Metoda 2 z 3: Sortowanie nieuporządkowanych plików
Krok 1. Zbierz wszystkie materiały, które należy złożyć
Jeśli zaczynasz od zbioru dokumentów, które nie zostały uporządkowane i są w nieładzie, musisz zacząć od zebrania dokumentów razem. Znajdź miejsce pracy i zbierz wszystko w jeden stos. Będziesz wtedy mógł pracować nad organizacją.
Krok 2. Podziel dokumenty na dwie grupy dla „działania” i „złożenia”
” W pierwszym kroku powinieneś stworzyć folder lub stos na wszystko, co wymaga natychmiastowego działania. Dokumenty te nie powinny być składane, w przeciwnym razie możesz nie pamiętać o wykonaniu pracy, którą należy wykonać. Odłóż ten folder „działania” na bok, aby wkrótce się zająć. Następnie przystąp do składania pozostałych dokumentów.
Uporządkuj plik „akcja”. Dokumenty, które należy natychmiast załatwić, należy podzielić na mniejsze grupy w zależności od pracy, którą musisz wykonać. Na przykład skonfiguruj takie podkategorie, jak zadzwoń, napisz, dostarcz i zapłać
WSKAZÓWKA EKSPERTA
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Krok 3. Podnieś każdy papier raz
Podczas sortowania luźnych dokumentów, które składasz, podejmuj decyzje dotyczące każdego z nich, gdy je przeglądasz. Podnieś kartkę, przeczytaj ją, zdecyduj, do której kategorii i podkategorii należy w twoim zbiorze, a następnie odłóż ją. Praca w ten sposób pomoże Ci zachować spójność w składaniu dokumentów i pomoże Ci zaoszczędzić czas, zajmując się każdym elementem tylko raz.
Przeglądając każdy przedmiot, powinieneś ustalić, czy w ogóle musisz go zatrzymać. Jeśli dokument jest czymś, z czym już się zajęto i nie jest czymś, co musisz zachować jako zapis, rozważ wyrzucenie go zamiast archiwizowania
Krok 4. Rozłóż każdy przedmiot
Większość dokumentów, które posiadasz, prawdopodobnie przyjdzie w korespondencji i prawdopodobnie będzie w kopertach i złożonych. Wyjmij papiery z kopert, otwórz je na płasko, a następnie złóż. Przechowywanie każdego papieru w ten sposób pomaga w równomiernym rozmieszczeniu folderów w szufladzie na akta, bez wybrzuszania się w miejscu, w którym układają się złożone papiery.
- Zdecyduj, czy chcesz zachować koperty. W większości przypadków koperty są niepotrzebne i można je wyrzucić. Jeśli jednak uważasz, że możesz potrzebować dowodu dostawy lub dowodu stempla pocztowego, powinieneś zszyć kopertę z dokumentami i trzymać je razem.
- Kilka kartek powinno być zszytych razem. Zapobiegnie to rozdzieleniu lub zgubieniu rzeczy. Zszywki są lepsze niż spinacze do papieru, ponieważ (a) pasują bardziej równomiernie do akt i (b) nie mają problemu ze zsuwaniem się.
Metoda 3 z 3: Utrzymywanie plików
Krok 1. Użyj koszyka „Do zgłoszenia”
Kiedy nowa korespondencja wchodzi do twojego biura lub gdy tworzone są nowe dokumenty, możesz nie być w stanie złożyć jej od razu. Wszystko, co należy złożyć, należy umieścić w jednym miejscu, aby można było je złożyć, gdy tylko będzie to możliwe. Kosz na biurku oznaczony „Do akt” to dobry sposób na odłożenie tych dokumentów na bok, dopóki nie będziesz gotowy.
Krok 2. Wyznacz stały czas na pracę nad zgłoszeniem
Jeśli możesz, zaplanuj stały czas każdego dnia lub tygodnia, w którym możesz pracować nad wypełnianiem nowych dokumentów. Jeśli sprawisz, że składanie dokumentów stanie się regularną częścią swojej rutyny, z większym prawdopodobieństwem dotrzymasz tego kroku.
- Na przykład możesz przeznaczyć ostatnie pół godziny każdego dnia na złożenie dokumentów z danego dnia. Jeśli to za mało, możesz spróbować składać dokumenty dwa razy dziennie, tuż przed pójściem na lunch, a następnie tuż przed wyjściem na cały dzień.
- Kluczem do sukcesu jest konsekwencja i powtarzalność.
Krok 3. Upewnij się, że inne osoby mające dostęp do plików rozumieją system
Jeśli jesteś jedyną osobą korzystającą z Twoich plików, powinieneś być w stanie z łatwością utrzymać porządek, który utworzyłeś. Jednakże, jeśli inne osoby muszą korzystać z dokumentów z twoich plików, powinieneś upewnić się, że rozumieją i stosują się do systemu, który stworzyłeś. Posiadanie systemu archiwizacji na miejscu nie jest pomocne, jeśli dokumenty są błędnie archiwizowane i umieszczane w niewłaściwych folderach.
If może być bardziej wydajne i skuteczne, jeśli zaoferujesz, że ktoś inny w Twoim biurze może potrzebować, a następnie poprosisz go o zwrot wszystkiego bezpośrednio do Ciebie. Wtedy możesz być pewien, że wszystko zostanie prawidłowo uzupełnione
Krok 4. Przechowuj ważne dokumenty w bezpiecznym miejscu
Niektóre specjalne materiały mogą wymagać przechowywania w oddzielnych, specjalnych miejscach. Na przykład niektóre dokumenty mogą wymagać przechowywania w sejfie lub w ognioodpornej skrytce. Być może będziesz musiał nawet trzymać niektóre materiały poza siedzibą firmy, w sejfie bankowym lub w biurze prawnika Twojej firmy.
Krok 5. Regularnie przeglądaj swoje pliki
Przynajmniej raz w roku lub częściej, jeśli to konieczne, powinieneś zarezerwować trochę czasu na przejrzenie swoich plików. Celem tego przeglądu jest podjęcie decyzji, czy istnieją dokumenty lub całe foldery, które można wyrzucić lub być może przenieść do innego magazynu. Jeśli coś już nigdy nie będzie potrzebne, powinieneś to wyrzucić. Jeśli jest to coś, czego nie spodziewasz się regularnie używać, ale być może będziesz musiał zachować jako zapis, powinieneś wysłać go do przechowywania.
