Każdy ma ważne dokumenty, od aktu urodzenia po informacje bankowe, które chce bezpiecznie przechowywać. Chociaż nigdy nie chcemy myśleć o złych rzeczach, wszystkie te dokumenty mają kluczowe znaczenie w przypadku jakiegokolwiek zagrożenia lub katastrofy. Na szczęście ich przechowywanie i zabezpieczanie jest łatwe. Dzięki niektórym narzędziom do planowania, organizacji, digitalizacji i przechowywania możesz przechowywać wszystkie ważne dokumenty w bezpiecznym miejscu.
Kroki
Metoda 1 z 2: Ochrona dokumentów
Krok 1. Zdobądź przenośną, ognioodporną skrytkę na ważne dokumenty
Najlepszym sposobem ochrony ważnych dokumentów jest domowa skrytka. To właśnie FEMA zaleca do przechowywania. Zdobądź ognioodporne, zamykane pudełko, aby Twoje dokumenty były bezpieczne w nagłych wypadkach. Upewnij się również, że pudełko jest łatwe do przenoszenia, abyś mógł zabrać ze sobą dokumenty, jeśli musisz wyjść.
- Sklepy ze sprzętem lub artykułami biurowymi zwykle posiadają walizki na dokumenty. Możesz je również znaleźć w Internecie.
- Skrzynki mogą być wyposażone w zamek kluczowy lub szyfrowy. Niezależnie od tego, co wybierzesz, upewnij się, że trzymasz klucz lub kombinację w bezpiecznym miejscu, do którego możesz dotrzeć. Powiedz swojej rodzinie, gdzie je również znaleźć.
- Niektórzy uważają, że najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie swoich dokumentów w sejfie, ale nie będziesz w stanie nosić dużego lub ciężkiego sejfu. Oznacza to, że możesz stracić dokumenty, jeśli będziesz musiał opuścić dom. Przenośna skrytka to znacznie lepszy wybór.
Krok 2. Umieść wszystkie dokumenty w plastikowych torebkach przed zamknięciem pudełka
Chociaż skrytki są zwykle wodoodporne, mogą wystąpić przecieki, zwłaszcza w przypadku powodzi. Ponieważ woda może zniszczyć ważne dokumenty, najlepiej jest dodać drugą warstwę ochrony. Umieść wszystkie dokumenty w zamykanych plastikowych torebkach przed umieszczeniem ich w pudełku.
Możesz również zostawić pudełko na wysokim miejscu, na przykład na półce lub na drugim piętrze, jako dodatkowe zabezpieczenie przed uszkodzeniem przez powódź
Krok 3. Zostaw skrzynkę w łatwo dostępnym miejscu, do którego możesz szybko dotrzeć
Możesz nigdy nie myśleć o wychodzeniu z domu w pośpiechu. Jeśli jednak zdarzy się jakaś sytuacja awaryjna, taka jak klęska żywiołowa, nie możesz tracić czasu na szukanie swoich dokumentów. Zostaw swoją skrytkę w łatwo dostępnym miejscu, abyś mógł ją szybko złapać. Dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas w nagłych wypadkach.
- Powinieneś trochę schować skrzynkę, na wypadek, gdyby złodziej wtargnął do twojego domu. Umieszczenie go z tyłu szafy powinno wystarczyć, o ile wiesz, gdzie jest i możesz go szybko zdobyć.
- Powiedz innym domownikom, gdzie jest pudełko, na wypadek, gdyby musieli szybko wyjść, gdy Cię tam nie ma.
Krok 4. Oznacz pudełko, aby było łatwe do zidentyfikowania
Jeśli się spieszysz lub ktoś inny musi złapać pudełko, upewnij się, że jest łatwy do zidentyfikowania. Umieść na nim etykietę z napisem „Ważne dokumenty”. W ten sposób możesz szybko znaleźć i złapać pudełko w sytuacji awaryjnej.
Krok 5. Utwórz kopię zapasową wszystkich ważnych dokumentów za pomocą kopii cyfrowych
Fizyczne dokumenty zawsze mogą ulec uszkodzeniu lub utracie, dlatego bardzo ważna jest cyfrowa kopia zapasowa. Użyj skanera i zdigitalizuj wszystkie dokumenty, które przechowujesz w skrytce. W ten sposób będziesz mieć kopie zapasowe, jeśli którykolwiek z nich zostanie uszkodzony lub zgubiony.
- Istnieją również aplikacje na smartfony, które umożliwiają robienie zdjęć i przechowywanie ich w formacie PDF. To szybki i łatwy sposób na tworzenie kopii zapasowych dokumentów.
- Digitalizacja mniej ważnych dokumentów może być również świetnym sposobem na zmniejszenie bałaganu w domu. Jeśli czujesz się przytłoczony zbyt dużą ilością papierkowej roboty, może to pomóc Ci się zorganizować.
Krok 6. Przechowuj swoje cyfrowe kopie w co najmniej 2 bezpiecznych lokalizacjach
Cyfrowa kopia zapasowa to dobry początek, ale musisz też zadbać o ich ochronę. Ogólnie przechowuj swoje pliki cyfrowe w co najmniej 2 lokalizacjach, aby zmniejszyć ryzyko ich utraty. Możesz załadować pliki na wymienny dysk flash i pozostawić ten dysk w swojej skrytce, a także przesłać pliki na bezpieczne konto w chmurze. W ten sposób masz wiele sposobów na dostęp do swoich dokumentów w nagłych wypadkach.
- Upewnij się, że chronisz hasłem wszystkie foldery, w których przechowujesz ważne dokumenty. Ustaw pliki w chmurze jako prywatne i umieść hasło w folderach na komputerze lub dysku flash.
- Możesz również przechowywać pendrive lub dysk twardy w innej skrytce w swoim banku. W ten sposób masz cyfrowe kopie w 2 fizycznych lokalizacjach.
Metoda 2 z 2: Przechowywanie właściwych dokumentów
Krok 1. Umieść wszystkie swoje osobiste dokumenty tożsamości w przenośnej skrytce
W przypadku katastrofy musisz być w stanie udowodnić swoją tożsamość i relacje rodzinne. Przechowuj oryginały wszystkiego, czego potrzebujesz, aby zidentyfikować siebie i swoją rodzinę w skrytce.
- Dokumenty samoidentyfikacji obejmują paszport, akt urodzenia, kartę ubezpieczenia społecznego oraz zieloną kartę lub dokumentację imigracyjną. Powinieneś również zostawić kopię prawa jazdy lub dowodu osobistego wydanego przez stan.
- Jeśli w jakimkolwiek momencie służyłeś w wojsku, dołącz również swój identyfikator służby i dokumentację.
- W przypadku relacji rodzinnych dołącz akta małżeństwa lub rozwodu, akty urodzenia dzieci, dokumenty adopcji lub opieki nad dzieckiem oraz akta lub przywieszki dotyczące posiadania zwierząt domowych.
Krok 2. Przechowuj dokumentację finansową, aby udowodnić, co posiadasz
Dokumentacja finansowa i własnościowa jest ważna dla zwrotu kosztów i ubezpieczenia po jakiejkolwiek katastrofie, więc zawsze umieszczaj je również w swojej skrytce. Umieść papierową dokumentację wszystkiego, co posiadasz i wszystkich swoich aktywów, aby móc je odzyskać, jeśli zdarzy się wypadek i będziesz musiał odejść.
- Ważne zapisy dotyczące własności obejmują akt własności domu, wycenę wartości nieruchomości, tytuł do samochodu i inne dokumenty rejestracyjne, testament oraz informacje o koncie bankowym i emerytalnym. Dołącz również kopie wszelkich posiadanych planów ubezpieczeniowych.
- Ogólnie rzecz biorąc, w polu powinny znajdować się również zapisy dotyczące niedawnych lub bieżących zobowiązań finansowych. Przykłady obejmują dokumenty hipoteczne, informacje o pożyczce, alimenty, alimenty na dziecko, automatyczne rejestry płatności za kablówkę, siłownie, usługi komunalne lub subskrypcje oraz najnowsze zeznania podatkowe.
- Jeśli wynajmujesz dom zamiast go posiadać, dołącz umowę najmu lub najmu.
Krok 3. Dołącz swoją dokumentację medyczną, aby jej nie zgubić
Będziesz także potrzebować swojej dokumentacji medycznej i medycznej w nagłych wypadkach. Upewnij się, że masz dokumentację szczepień i szczepionek, listę przyjmowanych leków, listę alergii lub schorzeń, informacje o ubezpieczeniu zdrowotnym, formularze pełnomocnictwa medycznego oraz dane kontaktowe lekarzy i dentysty, abyś mógł się z nimi skontaktować, jeśli musieć.
- Pamiętaj, aby podać wszystkie te informacje również dla innych członków gospodarstwa domowego lub rodziny.
- Jeśli masz jakiekolwiek niepełnosprawności, upewnij się, że dodałeś dokumenty, które to potwierdzają, a także wszelkie dokumenty dotyczące twoich świadczeń lub odszkodowania.
- Jeśli masz zwierzaka, dołącz również dokumentację weterynaryjną.
Krok 4. Zrób zdjęcia wartościowych przedmiotów lub mienia w celu uzyskania ochrony ubezpieczeniowej
Nie wszystko, co posiadasz, zmieści się w Twojej skrytce, więc przechowywanie zdjęć wartościowych przedmiotów może pomóc, jeśli coś jest uszkodzone i musisz zgłosić roszczenia ubezpieczeniowe. Rób zdjęcia wszystkiego, co cenne, co może ulec uszkodzeniu w wypadku. Przechowuj fizyczne kopie zdjęć w pudełku, a także przesyłaj kopie cyfrowe na dysk flash lub plik do przechowywania w chmurze.
Niektóre przedmioty, których możesz potrzebować, obejmują dom, samochód, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie lub drogą elektronikę
Krok 5. Zostaw trochę gotówki w skrytce na wszelki wypadek
W przypadku przerwy w dostawie prądu lub konieczności opuszczenia domu możesz nie mieć dostępu do swojego konta bankowego. Zostaw awaryjny fundusz pieniężny małych rachunków, nie wyższych niż 20 dolarów, na wypadek, gdybyś potrzebował pieniędzy w nagłym wypadku.
Chociaż posiadanie awaryjnej gotówki jest ważne, nie zostawiaj tam wszystkich swoich oszczędności. Pieniądze na koncie bankowym są ubezpieczone przez FDIC, a pieniądze w Twojej skrytce nie. Lepiej zostawić większość swoich oszczędności w banku, a w gotówce przechowywać tylko to, czego możesz potrzebować
Krok 6. Użyj zamykanej szafki na dokumenty, aby uzyskać mniej ważnej papierkowej roboty
Każde gospodarstwo domowe ma mnóstwo innych dokumentów, które nie są krytyczne i nie muszą znajdować się w twojej skrytce. Najlepszym sposobem przechowywania tych dokumentów jest metalowa, zamykana szafka na dokumenty. Dzięki temu są chronione i zorganizowane, a Ty nie musisz się martwić, że spróbujesz nosić je ze sobą, jeśli musisz wyjść z domu.
- Niektóre ważne, ale niekrytyczne dokumenty obejmują ostatnie wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe sprzed ponad roku, dokumenty szkolne lub robocze, rachunki za media, wyciągi z kart kredytowych i ważne pokwitowania.
- Ogólnie rzecz biorąc, jeśli rachunki lub wyciągi mają ponad rok, możesz je zniszczyć. Możesz także zdigitalizować je, jeśli chcesz prowadzić ewidencję bez bałaganu.
Porady
- Jeśli wolisz przechowywać dokumenty poza domem, możesz również wynająć skrytkę w swoim banku. Zapytaj kasjera o opcje.
- Aby przygotować się na awarię, dobrym pomysłem jest również przechowywanie żywności, wody, leków, latarek, przenośnego radia i apteczki.
Ostrzeżenia
- Jeśli zdarzy się sytuacja awaryjna i musisz natychmiast wyjść z domu, na pierwszym miejscu postaw bezpieczeństwo wszystkich. Twoje dokumenty mogą poczekać, aż wszyscy inni wyjdą.
- Nie narażaj swojego życia lub bezpieczeństwa, aby zapisać swoje dokumenty.
