Niewiele rzeczy jest ważniejszych dla sprawnie działającego biura niż działający system archiwizacji. Niezależnie od tego, czy jesteś jedyną osobą, która ma dostęp do plików, czy udostępniasz je personelowi, wybrany przez Ciebie system archiwizacji musi być zorganizowany tak, aby każdy mógł znaleźć to, czego szuka. Jeśli system kartotekowy jest trudny w obsłudze, będziesz trzymał się kartek, bojąc się, że zgubią je w teczkach, a wkrótce będziesz miał stosy kartek na biurku.
Kroki
Krok 1. Wybierz system archiwizacji
Cokolwiek to jest, musi mieć sens, więc będziesz dokładnie wiedzieć, gdzie jest każda kartka papieru. Twoje opcje to:
- Alfabetyczny. Ten system jest najlepszy, gdy większość twoich plików będzie zawierać nazwiska klientów, pacjentów lub klientów.
- Temat lub kategoria: Większość systemów plików jest zorganizowana według tematu lub kategorii, co działa dobrze, gdy jest poprawnie skonfigurowane, ale może być również najbardziej zagmatwane, gdy tak nie jest.
- Numeryczna/Chronologiczna. Jest to najlepsze rozwiązanie, gdy pliki składają się głównie z materiałów numerowanych lub datowanych, takich jak zamówienia zakupu lub paragony.
Krok 2. Wypełnij szuflady na dokumenty wiszącymi teczkami
Wiszące teczki nigdy nie zostaną usunięte, pełniąc rolę uchwytów na koperty z manili, które wyjmiesz z szuflady.
Krok 3. Sortuj swoje dokumenty w stosy według kategorii
Jeśli stos ma więcej niż cal lub dwa, podziel go na podkategorie. Jeśli stos jest zbyt cienki, połącz go z innym stosem i zmień jego nazwę. Nazwy stosów powinny ułatwiać określenie, do którego stosu wchodzi każda kartka papieru.
Krok 4. Umieść każdy stos w teczce manila i wyraźnie go oznacz
Najlepiej używać folderów z zakładkami znajdującymi się pośrodku, a nie rozłożonymi, ponieważ dzięki temu pliki wyglądają ładniej.
Krok 5. Umieść foldery manila w wiszących folderach
W przypadku większości plików sprawdzą się zwykłe wiszące foldery, ale w przypadku grubych plików lub plików, które trzeba było podzielić na podkategorie, użyj folderów na dole pudełka. Możesz zamówić foldery w dowolny sposób, ale większość ludzi używa w tym momencie systemu alfabetycznego.
Krok 6. Oznacz wiszące foldery tymi samymi nazwami, co foldery manila
Umieść wszystkie plastikowe zakładki po lewej stronie teczki, chyba że używasz bocznej szafki na akta. W przypadku segregatorów bocznych, które przy otwieraniu szuflady biegną od lewej do prawej, a nie od przodu do tyłu, zakładki należy umieścić po prawej stronie.
Krok 7. Umieść zapas zawieszonych i manila teczek w pobliżu plików, aby łatwo dodać folder, jeśli znajdziesz kawałek papieru, który nie należy do istniejącego folderu
Unikaj folderów, które są zbyt grube lub zbyt cienkie. Możesz także zmienić etykietę folderów i redystrybuować dokumenty, jeśli zdecydujesz, że musisz zmienić kategorię.
Krok 8. Pod koniec roku usuń wszystkie foldery, oznacz świeże foldery manila tymi samymi nazwami kategorii i umieść je w plikach
Przejrzyj stare foldery, aby sprawdzić, czy coś wymaga przeniesienia do bieżących plików, a resztę umieść w swoim archiwum.
Porady
Możesz ulec pokusie, aby kodować pliki kolorami, używać komputera do drukowania etykiet plików lub w inny sposób uatrakcyjniać pliki. Jednak gdy musisz dokonać zmiany, na przykład dodać pojedynczy folder, będziesz niezadowolony, jeśli okaże się, że nie masz odpowiednich folderów kolorów lub musisz ręcznie napisać etykietę pliku. Najlepiej zachować prostotę
Ostrzeżenia
- Nigdy nie twórz różnych stosów tego, czego nie możesz skategoryzować, ponieważ wszystko tam się skończy.
- Po ustaleniu systemu archiwizacji musisz nadążyć za swoją archiwizacją. Przeznacz codziennie czas na zabranie dokumentów z biurka i ich segregowanie. Oprzyj się pokusie ustawienia głębokiego koszyka na dokumenty na górze swoich akt, ponieważ po prostu go zapełnisz, a stanie się on kolejnym plikiem.
