Sortowanie alfabetyczne to podstawowy sposób organizowania dokumentów, który umożliwia szybkie przechowywanie, dostęp i zarządzanie plikami osobistymi i biznesowymi
Wdrażając segregowanie alfabetyczne w swoim życiu, zapewnisz, że wszystkie dokumenty będą chronione i łatwo dostępne. Istnieje wiele zasad dotyczących alfabetycznego składania akt w języku angielskim, aby zachować rozsądny system archiwizacji. Na szczęście rozpoczęcie pracy z nowymi dokumentami jest proste i nadal nie jest trudną zmianą, jeśli musisz się zreorganizować!
Kroki
Część 1 z 2: Składanie alfabetycznie
Krok 1. Wybierz system alfabetyczny, którego będziesz używać
Nawet coś tak pozornie prostego, jak składanie alfabetyczne, oferuje kilka opcji do wyboru. Ważne jest, aby wybrać jeden system i konsekwentnie go używać.
- Zgłoszenie litera po literze uwzględnia każdą literę w każdym słowie w kolejności ich występowania, ignorując wszelkie spacje między słowami.
- Sortowanie słowo po słowie porządkuje pozycje na podstawie pierwszej litery każdego słowa po kolei.
- Zgłoszenie jednostka po jednostce uwzględnia każde słowo, skrót i inicjał, porządkując pozycje zgodnie z nimi. Ogólnie zalecany jest system jednostka po jednostce.
Krok 2. Pogrupuj elementy
Gdy masz już wszystkie elementy, które musisz złożyć, zdecyduj, jak chcesz je pogrupować. Możesz wybrać format słownika, w którym wszystkie pliki są ułożone w jednej kolejności alfabetycznej, niezależnie od typu pliku lub zawartych w nim elementów. Możesz także użyć formatu encyklopedii, w którym elementy są pogrupowane według typu lub tematu, a następnie każda grupa jest ułożona alfabetycznie.
Jeśli masz do złożenia wiele różnych rodzajów przedmiotów (przepisy, pokwitowania podatkowe, listy itp.), pomocne może być użycie formatu encyklopedii. Najpierw pogrupuj elementy według typu, a następnie uporządkuj je alfabetycznie w każdej grupie. Utrzymuj grupy oddzielone za pomocą przekładek lub kodowania kolorami
Krok 3. Indeksuj swoje pliki
Indeksowanie to sposób umieszczania każdej sekcji tytułu we właściwej jednostce. Aby zaindeksować elementy przed ich złożeniem, należy rozbić elementy nazwy każdego elementu i utworzyć nową alfabetyczną nazwę, która może różnić się od nazwy standardowej. Na przykład:
- Załóżmy, że masz do zindeksowania i przechowania następujące pozycje: artykuł o mrówkach zatytułowany „Nocturnal Feeding of Aardvarks”, biografię znanej ekspertki od mrówników, Jane A. Doe, oraz broszurę promocyjną dotyczącą wystawy mrówników w Detroit Zoo.
- Biografia Jane A. Doe zostałaby zaindeksowana jako „Doe, Jane A.”, ponieważ nazwiska znajdują się na pierwszym miejscu w zgłoszeniu. Zostałaby zarejestrowana pod literą „D”.
- Artykuł „Nocturnal Feeding of Aardvarks” może zostać zindeksowany bez zmian, jeśli wybierzesz grupowanie w stylu słownikowym. Można go złożyć pod literą „N” (od „Nocturnal”), korzystając z tego ugrupowania.
- Alternatywnie możesz zaindeksować „Nocturnal Feeding of Aardvarks” jako „Aardvarks, Nocturnal Feeding of”. Miałoby to sens, gdybyś używał grupowania w stylu encyklopedii, a nie tylko umieszczania przedmiotów związanych z mrówkami. Przedmiot zostanie następnie umieszczony pod „A”.
- Broszura promocyjna może być zaindeksowana jako „Monory, eksponaty (Detroit Zoo).” Ma to sens, jeśli spodziewasz się, że masz kilka materiałów na temat eksponatów mrówkowych – na przykład możesz mieć inny element do indeksowania jako „Monory, eksponaty (Toledo Ogród zoologiczny)."
- Alternatywnie, broszura promocyjna może być zaindeksowana jako „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit).” Może to mieć sens, jeśli spodziewasz się mieć kilka przedmiotów związanych z Detroit Zoo lub jeśli chcesz użyć grupowania w stylu encyklopedii, aby złożyć przedmioty według Lokalizacja geograficzna.
Krok 4. Uporządkuj pliki alfabetycznie według ich zaindeksowanej nazwy
Ogólna zasada segregowania alfabetycznego polega na ułożeniu pozycji w kolejności od A (pierwszy) do Z (ostatni). Używaj coraz bardziej szczegółowych informacji, aby rozróżniać i zamawiać oddzielne pozycje. Na przykład:
- Kolejność zindeksowanych plików w poprzednim kroku może być następująca (w zależności od używanego systemu): „Doe, Jane A.”, „Detroit Zoo (wystawa mrówników),” i „Nocturnal Feeding of Aardvarks” LUB „Aardvarks, eksponaty (ZOO w Detroit), „Mardwary, nocne karmienie” i „Doe, Jane A.”
- Plik dla „Wallaby” pojawiłby się po pliku dla „Emu”. Plik dla „Kangura” pojawiłby się pomiędzy, a plik dla „Aardvark” pojawiłby się przed jednym dla „Niedźwiedzia” i jednym dla „Emu”. Daje to następującą kolejność plików: „Aardvark”, „Niedźwiedź”, „Emu”, „Kangur”, „Wallaby”.
- Jeśli następnie dodasz plik dla „Mrówkojada”, pojawi się on po wszystkich plikach dla „Aardvark”. Ponieważ oba zaczynają się od litery „A”, musisz spojrzeć na drugą literę każdego słowa (odpowiednio „N” i „A”), aby określić kolejność, a następnie na tej podstawie uporządkować pliki. Nowy porządek to: „Mrówkojad”, „Mrówkojad”, „Niedźwiedź”, „Emu”, „Kangur”, „Wallaby”.
Krok 5. Oznacz swoje foldery plików
Aby ułatwić lokalizowanie elementów, oznacz każdy folder plików odpowiednią, zindeksowaną nazwą elementu(ów), który zawiera. Ułatwi to również wprowadzanie nowych plików w odpowiedniej kolejności.
- Umieść rzeczy w przeznaczonym dla nich folderze.
- Przydatne może być również oznaczenie plików kolorami, aby poprawić ich użyteczność. Na przykład, jeśli używasz grupowania w stylu encyklopedii, nadaj każdej grupie osobny kolor i oznacz każdy element/plik w każdej grupie odpowiednim kolorem.
Krok 6. Udokumentuj system indeksowania i archiwizacji
Bądź spójny ze swoim systemem indeksowania i archiwizacji, cokolwiek to jest. Upewnij się, że każdy, kto ma dostęp do plików, zna system. Na przykład możesz utworzyć i udostępnić dokument, który zawiera szczegółowe informacje o regułach Twojego systemu archiwizacji. Pomoże to wszystkim w efektywnym korzystaniu ze zbioru.
Krok 7. Poprawnie złożyć nowe elementy
Umieść pliki w szafce na podstawie zaindeksowanych nazw i kolejności alfabetycznej, zgodnie z używanym systemem. Przesuń bieżące pliki zgodnie z potrzebami, aby umieścić nowe pliki we właściwym miejscu.
Część 2 z 2: Radzenie sobie ze szczególnymi przypadkami
Krok 1. Złóż pozycje pod ich znaczącym terminem
Czasami sensowne jest składanie elementów na podstawie słów kluczowych, niezależnie od kolejności, w jakiej pojawiają się słowa w tytule lub nazwie. Gwarantuje to, że plik może być indeksowany i zlokalizowany przy użyciu najbardziej logicznego terminu. Na przykład
„First Bank of Chicago” może być zindeksowany i złożony jako „Chicago, First Bank of”. „Chicago” jest kluczowym terminem w tym wpisie, a nie „First” lub „Bank”, zwłaszcza jeśli masz inne przedmioty o podobnych nazwach, takie jak „First Bank of Tulsa” lub „Chicago Bank and Trust”
Krok 2. Uporządkuj imiona według nazwiska
Typowe standardy składania wniosków zalecają indeksowanie osób najpierw według nazwiska, ponieważ nazwisko jest uważane za termin znaczący.
- W ten sposób „Jane A. Doe” zostanie zindeksowana i zarejestrowana jako „Doe, Jane A”.
- Na końcu umieść tytuły (Dr, Pani, Major itp.). "Dr. Jane A. Doe”, na przykład, zostanie zindeksowana i zarejestrowana jako „Doe, Jane A., Dr”.
- Ogólnie rzecz biorąc, nazwy porządkowe tak, jak są pisane, litera po literze. Na przykład „MacDonald” pojawiłby się przed „McDonald”. Podobnie „D”, „L”, „Le”, „de” itp. są uważane za część nazwy, a nie oddzielne jednostki. Na przykład zamów pliki „Heinlein”, „Le Guin”, „L’Engle” i „Wolfe” w tej kolejności (a NIE jako „L’Engle, „Le Guin”, „Heinlein”, „Wolfe”).
- Powszechnym wyjątkiem od tych zasad dotyczących imion jest sytuacja, w której imię i nazwisko osoby jest częścią nazwy firmy lub organizacji. W takich przypadkach nazwisko osoby należy traktować jako jednostki w ramach nazwy firmy. Na przykład „Jane A. Doe Pest Control” zostanie zarejestrowana pod „J” i NIE będzie indeksowana jako „Doe, Jane A. Pest Control”.
Krok 3. Ignoruj przedimki, spójniki i przyimki
Przedimki (takie jak „a”, „an” i „the”), spójniki (takie jak „i”, „ale” i „lub”) oraz przyimki (takie jak „for”, „of” i „in”) są zazwyczaj pomijane podczas indeksowania i wypełniania alfabetycznie, ponieważ nie są uważane za istotne terminy. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy tworzą one początek nazwy przedmiotu. Na przykład:
- „Dochodzenie w sprawie praktyk żywieniowych Emu” należy umieścić pod „E” dla „Emu” (znaczące słowo w tytule tego artykułu), a nie „A” dla „an”.
- „Doe and Smith Pest Control” zostanie złożony po „Doe, Jane A.” Obie indeksowane nazwy zaczynają się od słowa „Doe”, więc przechodzisz do następnego znaczącego terminu w każdym (odpowiednio „Smith” i „Jane”,”), aby określić kolejność plików. Zignoruj słowo „i”, ponieważ nie ma ono znaczenia.
Krok 4. Traktuj skróty tak, jakby zostały napisane
Podczas indeksowania i archiwizowania elementów możesz napotkać skróty, takie jak „Mfg”. (od „Produkcji”) lub „Inc.” (dla „Włączone”). Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś indeksować i segregować elementy tak, jakby te skróty były przeliterowane, a nie po prostu jako ciągi liter.
Na przykład „Jane A. Doe Mining Company” zostanie złożona po „Jane A. Doe Mfg”
Krok 5. Zwykle numery plików
Podczas porządkowania pozycji alfabetycznie możesz napotkać cyfry w ich tytułach. Ogólnie rzecz biorąc, numery plików są zwykle, a nie tak, jakby były przeliterowane. Numery są również składane przed literami.
- Na przykład „Firma 3M” zostanie zgłoszona przed „100 świetnymi pomysłami biznesowymi” (ponieważ „3” jest przed „100”).
- „Wielkie pomysły biznesowe” i „Wielcy liderzy biznesu” zostaną umieszczone po „100 wspaniałych pomysłach biznesowych”, ponieważ liczby są ułożone przed literami.
- Liczby, które są już zapisane, są traktowane jako słowa, a nie cyfry. Na przykład, ułóż pozycje „100 wspaniałych liderów biznesu”, „Świetne pomysły biznesowe” i „Dwieście świetnych pomysłów biznesowych” w tej kolejności.
- Jeśli jednak służy to twoim celom zgłoszenia, możesz zrobić wyjątek i zawsze podawać liczby tak, jakby były przeliterowane.
Krok 6. Rozpraw się ze znakami specjalnymi
Należy wziąć pod uwagę wszelkie znaki niealfabetyczne lub nienumeryczne, które napotkasz podczas indeksowania i archiwizowania elementów. Co jednak zrobić z tymi postaciami, zależy jednak od ich typu:
- Znaki interpunkcyjne (takie jak apostrofy, kropki i przecinki) są zazwyczaj ignorowane podczas indeksowania i archiwizowania elementów. Na przykład zgłoś „Najlepsza kawa w Waszyngtonie” i „Targi stanu Waszyngton” w tej kolejności.
- Znaki diakrytyczne są traktowane jak odpowiednia litera, bez znaku diakrytycznego. Na przykład zapisz „Éclair” jako „Eclair”, a „Über” jako „Uber”. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, gdy dokonujesz zgłoszenia według alfabetu języka, który używa znaków diakrytycznych, w którym to przypadku należy postępować zgodnie z normalną kolejnością alfabetyczną tego języka.
Krok 7. W razie potrzeby stosuj ogólną zasadę „nic przed czymś”
Ogólnie spacje (w tym interpunkcja i inne elementy, które są pomijane) są ignorowane podczas wypełniania alfabetycznie. Jednak w przypadkach, gdy masz przedmioty, które zaczynają się w ten sam sposób, użyj spacji lub reguły „nic przed czymś”, aby określić kolejność archiwizacji.
- Na przykład wpisz „North East Bank”, „North East Manufacturing” i „North East Bank” w tej kolejności.
- Podobnie „Łania, Jane A”. zostanie złożony przed „Doe, Jane A., Dr.”
Krok 8. W razie potrzeby rozróżnij pliki według bardziej szczegółowych informacji
W rzadszych przypadkach informacje alfabetyczne nie wystarczają do ustalenia kolejności plików. W takich przypadkach musisz wykorzystać dodatkowe informacje do indeksowania i zamawiania pozycji. Zaznacz te dodatkowe informacje na odpowiednich plikach, aby ułatwić ich rozróżnienie. Na przykład:
- Jeśli masz przedmioty dla dwóch różnych osób o imieniu Jane A. Doe, możesz zamówić je według daty urodzenia. Plik „Doe, Jane A. (ur. 1853)” znalazłby się zatem przed plikiem „Doe, Jane A. (ur. 1967).
- Możesz również zamówić przedmioty według geografii, kiedy musisz dokonać rozróżnień. Jeśli masz pliki dla trzech różnych banków w trzech różnych lokalizacjach, a każdy bank nazywa się „First United Bank and Trust”, możesz uporządkować je alfabetycznie w kolejności „First United Bank and Trust (Georgia)”, „First United Bank and Trust”. Trust (Oklahoma),”oraz „First United Bank and Trust (Dakota Południowa).”
- Podobnie, gdybyś miał przedmioty dla dwóch różnych niedźwiedzi lub typów niedźwiedzi, rozróżniłbyś je dalej na podstawie gatunku, położenia geograficznego itp. Na przykład możesz mieć pliki „Niedźwiedź, Brown” i „Niedźwiedź, Grizzly” (w tej kolejności) lub pliki dotyczące „Niedźwiedzie (europejskie)” i „Niedźwiedzie (północnoamerykańskie)” (w tej kolejności).
Krok 9. Opublikuj wyjątki i zasady specjalne
Upewnij się, że każdy, kto korzysta z Twoich plików, wie o wszelkich wyjątkach od standardowych wytycznych, które są uwzględnione w Twoim systemie plików. Pomoże to zapewnić, że każdy będzie mógł prawidłowo i wydajnie korzystać z systemu archiwizacji.
