Kiedy na biurku panuje bałagan, może być znacznie trudniej załatwić sprawy, które musisz zrobić. Urządzenia elektroniczne piętrzą się, papiery są porozrzucane wszędzie, a całe biurko jest zaśmiecone nieużywanymi przedmiotami, które tylko przeszkadzają. Jednak dzięki kilku nowym narzędziom i odrobinie sprytu organizacyjnego możesz całkowicie zmienić układ swojego biurka, wprowadzając nową konfigurację, która promuje wydajność i eliminuje bałagan. Kluczem jest właściwe wykorzystanie dostępnej przestrzeni i tworzenie nowej przestrzeni tam, gdzie jej najbardziej potrzebujesz.
Kroki
Metoda 1 z 3: Zmniejszanie bałaganu
Krok 1. Wyrzuć śmieci i niepotrzebne przedmioty
Rozpocznij całkowite oczyszczenie wszystkich uciążliwych, obcych lub nieistotnych przedmiotów, które zalegają na Twoim biurku. Dotyczy to nieaktualnych dokumentów, wiadomości-śmieci, pustych pudełek i starych lub nieużywanych materiałów biurowych, a także bardziej oczywistego bałaganu, takiego jak opakowania żywności.
- Podczas sprzątania biurka pozbądź się tylu rzeczy, bez których możesz się obejść. Im więcej wyrzucisz, tym więcej miejsca pozostaniesz na wykonanie prawdziwej pracy.
- Umieść kosz na śmieci obok biurka, aby śmieci nie gromadziły się dalej.
Krok 2. Zdecyduj, co musi pozostać na pulpicie, a co nie
Posortuj pozostałe elementy w grupy na podstawie ich znaczenia dla Twojej pracy i częstotliwości ich używania. Materiały, z których korzystasz na co dzień, możesz poukładać w sensownych organizerach nabiurkowych lub wrzucić do szuflad w zasięgu ręki, a rzeczy nieistotne przenieść w ustronne miejsce lub całkowicie wyrzucić.
- Jeśli nie wiesz, jak najlepiej postępować, zacznij od uszeregowania materiałów roboczych od 1 do 4 pod względem ich bezpośredniości. Przedmioty, które otrzymają ranking 1, mogą pozostać na pulpicie; przedmioty z rankingiem 2 mogą trafić do szuflad; te z trójkami należy umieścić w osobnych organizerach, a te z czwórkami można przechować.
- Aby zwiększyć ogólną przestrzeń, musisz stworzyć bardziej skoncentrowane, minimalistyczne podejście do rodzajów rzeczy, które trzymasz wokół siebie.
Krok 3. Zmniejszenie do bardziej opływowych mebli
Możesz mieć na biurku przedmioty, które uważasz za niezbędne, a mimo to zajmują więcej niż sprawiedliwy udział w przestrzeni roboczej. Ponownie oceń nieporęczne, nieporęczne lub dziwnie ukształtowane przedmioty i sprawdź, czy warto je zastąpić mniejszymi, bardziej oszczędnymi pod względem przestrzeni wersjami. Na przykład możesz znaleźć bardziej kompaktowe źródło światła, które zastąpi przestarzałą, przewymiarowaną lampę biurkową.
- To da ci wygodną wymówkę, aby zrobić małe zakupy dla siebie - sprzedawane dzisiaj rodzaje produktów biurowych są zwykle mniejsze i bardziej eleganckie w porównaniu do ich starszych odpowiedników.
- Poszukaj przedmiotów, które mają wiele zastosowań, takich jak wózek do drukarki, który może służyć jako szafka na dokumenty lub tabliczka znamionowa, na której znajdują się również długopisy.
Krok 4. Ogranicz rzeczy osobiste
Chociaż przechowywanie kilku zdjęć dzieci lub różnych popkulturowych bibelotów w miejscu pracy może być korzystne dla twojego morale, zbyt wiele z tych przedmiotów zaczyna zajmować cenne miejsce na biurku. Mogą również łatwo rozpraszać uwagę, ponieważ będziesz kuszony, aby zatrzymać się i podziwiać je przez cały dzień.
- Ogranicz swoje rzeczy osobiste do kilku drobnych przedmiotów, takich jak oprawiony portret psa rodzinnego lub figurka Garfielda.
- Odśwież wytyczne dotyczące dekorowania wydane przez pracodawcę, aby zorientować się, ile można zachować.
Krok 5. Zostaw dużo miejsca do pracy
Środkowa część biurka powinna być zarezerwowana na komputer lub ważne dokumenty. Oddziel niewielki obszar z boku biurka i wykorzystaj go do ukończenia papierkowej roboty. Daj sobie dużo miejsca na łokcie, abyś nie czuł się przytłumiony podczas wykonywania codziennych zadań.
Unikaj pozostawiania innych przedmiotów w przestrzeni, którą przeznaczyłeś na swoje podstawowe zadania
Metoda 2 z 3: Najlepsze wykorzystanie przestrzeni dyskowej
Krok 1. Użyj swoich szuflad
Umieść podstawowe materiały eksploatacyjne i najczęściej używane przedmioty w górnych szufladach, aby były pod ręką. Obejmuje to takie rzeczy, jak przybory do pisania, koperty, ważne formularze i teczki na dokumenty. Zachowaj dolne szuflady na zapasy materiałów eksploatacyjnych, materiałów referencyjnych i dokumentów, do których będziesz potrzebować tylko sporadycznie. Poświęć trochę więcej czasu na uporządkowanie zawartości szuflad biurka, abyś wiedział dokładnie, gdzie wszystko jest, kiedy tego potrzebujesz.
- Zaopatrz się w papier do kopiowania, wkłady do drukarek, pióra z tuszem, zszywki i inne przedmioty, przez które zwykle szybko przechodzisz, aby utworzyć gotową pamięć podręczną materiałów eksploatacyjnych.
- Szuflady są szczególnie narażone na bałagan. Przejrzyj szuflady co kilka tygodni i pozbądź się wszystkiego, czego nie potrzebujesz, a co wpływa na wydajność układu biurka.
Krok 2. Zainwestuj w organizer do szuflad
Cała przestrzeń szufladowa na świecie nic ci nie da, jeśli same szuflady są bałaganem. Przestań po prostu wrzucać rzeczy do biurka, a zamiast tego użyj podzielonego na przedziały organizera szufladowego, który zajmuje się sortowaniem i przechowywaniem. Dedykowane organizery przydadzą się każdego dnia, ponieważ pozwalają oddzielić zapasy według własnego uznania, jednocześnie trzymając je w jednym miejscu.
- Oznacz różne przegródki organizera do szuflad, aby można było natychmiast zidentyfikować jego zawartość.
- W przypadku szczególnie dużych lub pełnych biurek spróbuj skorzystać z wielu organizerów o różnych rozmiarach i konfiguracjach, które sprzyjają śledzeniu zapasów.
Krok 3. Miej wydzielone miejsce na urządzenia elektroniczne
Jeśli Twój laptop, tablet lub smartfon odgrywa integralną rolę w Twojej pracy, możesz je pominąć, ale izoluj je w jednym rogu lub specjalnej szufladzie. W ten sposób nie rozłożą się na pulpicie. Staraj się nie polegać na zbyt wielu urządzeniach na raz, ponieważ mogą one szybko stać się irytacją, a nie pomocą.
- Ustaw „stację ładującą” w pobliżu gniazdka lub listwy elektrycznej, w której Twoje urządzenia mogą pozostać podłączone i gotowe do użycia.
- Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest używać urządzeń cyfrowych tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. Elektronika również przyczynia się do znacznego bałaganu umysłowego.
Krok 4. Trzymaj torby i teczki z dala od drogi
Plecaki, torebki, torby na laptopa, pudełka na lunch i inne nosidełka są nieporęczne i zajmują dużo miejsca, więc nie ma sensu zakrywać nimi biurka. Schowaj te akcesoria w innym miejscu, najlepiej obok lub pod biurkiem, gdzie będą dostępne bez przeszkód. Staraj się każdego dnia w drodze do pracy spakować niezbędne rzeczy do jak najmniejszej liczby toreb.
- Skorzystaj z szafek lub pomieszczeń socjalnych do przechowywania rzeczy osobistych, jeśli Twoja firma je oferuje.
- Przechowując większe akcesoria na poziomie podłogi, staraj się nie zasłaniać dostępnej przestrzeni do chodzenia.
Metoda 3 z 3: Wprowadzenie nowych narzędzi i zasobów
Krok 1. Zainwestuj w tacę papieru
Jeśli nie korzystasz jeszcze z tacy na papier, tracisz zarówno kluczowe miejsce na biurku, jak i nieocenione narzędzie do porządkowania. Tace na papier mają wiele poziomów, które można wykorzystać do dzielenia dokumentów przychodzących, wychodzących i w toku, co znacznie usprawni przepływ pracy. Oznacza to, że już nigdy nie będziesz musiał przekopywać się przez stertę nieuporządkowanych dokumentów.
- Rozważ wdrożenie dwóch oddzielnych zasobników: jednej do bieżącej pracy i jednej do plików, których nie potrzebujesz, ale jeszcze nie zostały zarchiwizowane.
- Możesz także użyć tacy na papier, aby sortować i odpowiadać na nieodebrane wiadomości, które się piętrzą.
Krok 2. Przechowuj dokumenty w pudełkach
Papiery, których nie potrzebujesz na co dzień, możesz zamówić, zszyć lub włożyć do teczek z manili i schować w oznaczonych pudełkach do przechowywania. Następnie możesz znaleźć miejsce na te pudełka przy biurku lub w biurze lub w określonym miejscu przechowywania dokumentów w Twojej firmie.
- Pudełka do przechowywania ochronią ważne dokumenty przed uszkodzeniem, zalaniem i przypadkowym zgubieniem lub wyrzuceniem.
- Upewnij się, że wszystkie pudełka są odpowiednio oznakowane i systematycznie segregowane.
Krok 3. Trzymaj przybory do pisania w jednym miejscu
Aby zapobiec zgubieniu luźnych długopisów, ołówków i zakreślaczy na dnie szuflady na śmieci, zbierz je i zgrupuj na tacy lub pojemniku na kubki. Zrób miejsce na organizer na biurku, aby zawsze mieć pod ręką przybory do pisania.
- Wyrzuć wszystkie naczynia, które są zepsute, wysuszone lub nie mają nasadki.
- Nie zapomnij trzymać kilku zapasowych opakowań długopisów i markerów w dolnej szufladzie na wypadek, gdyby zabrakło ci.
Krok 4. Zawieś w pobliżu małą tablicę ogłoszeń
Możesz użyć prostej tablicy ogłoszeń z korka, aby przykleić powiadomienia, przykleić przypomnienia Post-It i trzymać pilne dokumenty w zasięgu wzroku. Jeśli masz biuro dla siebie, zamontuj tablicę ogłoszeń na ścianie w widocznym miejscu. Jeśli pracujesz we wspólnej przestrzeni, spróbuj zamocować ją do przegrody boksów lub nawet z boku biurka.
- Tablice ogłoszeniowe są niezwykle efektywne pod względem przestrzeni, ponieważ pozwalają całkowicie usunąć przedmioty z biurka.
- Umieszczanie osobistych zdjęć lub dekoracji na tablicy ogłoszeń zwolni miejsce na biurku na ważniejsze przedmioty.
Porady
- Przejrzyj i posprzątaj, posprzątaj i przeorganizuj swoje biurko co kilka tygodni. Nie ma sensu ustanawiać nowego systemu utrzymywania porządku, jeśli się go nie trzyma.
- Zwróć uwagę na swój normalny przepływ pracy i kontynuuj usprawnianie układu i konfiguracji swojego biurka. Efektywna organizacja to nieustający wysiłek.
- Zawsze wyrzucaj śmieci od razu. Im dłużej czekasz, aby go wyrzucić, tym bardziej prawdopodobne jest, że pozostawisz go niezaznaczonym.
- Jeśli pracujesz we wspólnej przestrzeni, sprawdź, czy Twoi współpracownicy byliby skłonni współpracować z Tobą przy opracowywaniu oszczędzających miejsce środków organizacyjnych i rozwiązań pamięci masowej.
